บทที่ 1 บทนำเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสมัยใหม่

ความหมาย
     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หรือ เอ็มไอเอส (อังกฤษ: management information system - MIS) หมายถึง  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหาร เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดย MIS (เอ็มเอสไอ) จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ คือ 
     1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายใน และภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ
     2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน และการบริหารงานของผู้บริหาร

การนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้
     1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง
     2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
     3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน
     4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล
     ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบเดียวเนื่องจากขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมาก ทำให้การบริหารข้อมูลทำได้อยาก การนำไปใช้ไม่สะดวก จึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วนได้แก่
     ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System :TPS)
     ระบบจัดการรายงาน (Management Reporting System :MRS)
     ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS)
     ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System :OIS)

บทนำเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสมัยใหม่

     ระบบสารสนเทศคืออะไร ? Information System หรือ IS ระบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์  ซอฟท์แวร์  ระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ  พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา  ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด  รวบรวม จัดเก็บข้อมูล  ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ  การวางแผน  การบริหาร การควบคุม  การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร 

     Data ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์เกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สถานที่ สิ่งของต่าง ๆ ซึ่งมีการเก็บรวบรวมเอาไว้ และสามารถนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ทั้งนี้สามารถเรียกเอามาใช้ประโยชน์ได้ในภายหลัง โดยข้อมูลอาจเป็นตัวเลข สัญลักษณ์ ตัวอักษร เสียง ภาพ ภาพเคลื่อนไหว เป็นต้น

     information สารสนเทศ คือการนำข้อมูลมาผ่านระบบการประมวลผล คำนวณ วิเคราะห์และแปลความหมายเป็นข้อความที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ ได้มากมายทำให้คำว่า สารสนเทศมีความหมายที่กว้างและหลากหลาย ทั้งความหมายในเชิงเทคนิคและความหมายของสารสนเทศในชีวิตประจำวัน เช่น สารสนเทศที่เป็นความรู้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จากโทรศัพท์มือถือ สารสนเทศระบบสื่อสารโทรคมนาคมสมัยใหม่ เช่น การฝาก ถอนเงินผ่านเครื่อง ATM การจองตั๋วเครื่องบิน และอื่นๆ

     

     ข้อมูลดิบจากเคาน์เตอร์เช็คเอาต์ซุปเปอร์มาร์เก็ตเป็นการประมวลผลและจัดทำข้อมูลที่มีความหมาย,เช่นยอดขายหน่วยรวมของผงซักฟอกจานหรือยอดขายรวมรายได้จากผงซักฟอกจานสำหรับเก็บหรือขายเฉพาะอาณาเขต

หน้าที่ของระบบสารสนเทศ

     กิจกรรมสามอย่างในระบบสารสนเทศก่อให้เกิดข้อมูลที่องค์กรต้องการในการตัดสินใจควบคุมดำเนินการวิเคราะห์ปัญหาและสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่หรือบริการเหล่านี้เป็นข้อมูลการประมวลผลและผลผลิต 

     Input ป้อนข้อมูล การรวบรวมหรือเก็บรวบรวมข้อมูลดิบจากภายในองค์กรหรือจากสภาพแวดล้อมภายนอก

     Processing การประมวลผล แปลงข้อมูลดิบให้เป็นรูปแบบที่มีความหมาย

     Output ผลลัพธ์จะถ่ายโอนข้อมูลที่ประมวลผลไปยังผู้ที่จะใช้หรือกิจกรรมที่จะใช้

     Feedback คำติชมซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ถูกส่งกลับไปให้เหมาะสมกับสมาชิกขององค์กรเพื่อช่วยในการประเมินหรือแก้ไขขั้นตอนการป้อนข้อมูล

     ขอบเขตของระบบสารสนเทศ

     การใช้ระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพต้องใช้ ความเข้าใจในองค์กรการจัดการและเทคโนโลยีสารสนเทศในการสร้างระบบระบบสารสนเทศสร้างมูลค่าให้กับ บริษัทการจัดการองค์กรและการจัดการกับความท้าทายถูกวางโดยสิ่งแวดล้อม

     Organizations องค์กรมีโครงสร้างที่ประกอบไปด้วยระดับที่แตกต่างและพิเศษ โครงสร้างของพวกเขา แบ่งแยกอย่างชัดเจนของแรงงานความรับผิดชอบและความรับผิดชอบในบริษัท ธุรกิจจัดเป็นลำดับชั้นหรือเป็นปิรามิดโครงสร้างระดับบนของลําดับชั้นประกอบด้วยการจัดการ, พนักงานมืออาชีพและเทคนิค,ในขณะที่ระดับล่างประกอบด้วยบุคลากรที่ปฏิบัติงาน

     

     Management การจัดการ หมายถึง กระบวนการทำงานหรือกิจกรรมที่กลุ่มบุคคลในองค์กร ร่วมกันทำงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามแนวทางที่กำหนดไว้ 5 ขั้นตอนประกอบด้วย การวางแผน การจัดองค์การ การบังคับบัญชาสั่งการ การประสานงาน และการควบคุม

     Information technology เทคโนโลยีสารสนเทศ การนำเอาเทคโนโลยีมาใช้สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับสารสนเทศ ทำให้สารสนเทศมีประโยชน์ และใช้งานได้กว้างขวางมากขึ้น เทคโนโลยีสารสนเทศรวมไปถึงการใช้เทคโนโลยีด้านต่าง ๆ ที่จะรวบรวม จัดเก็บ ใช้งาน ส่งต่อ หรือสื่อสารระหว่างกัน ในระบบสารสนเทศนั้นประกอบด้วย 5 ส่วนหลักๆ ได้แก่ บุคลากร ขั้นตอนการทำงาน ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และข้อมูล ปัจจุบัน เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อวิถีชีวิตของประชาชน ทั้งด้านการติดต่อสื่อสาร การเป็นแหล่งข้อมูลความรู้ การดำเนินธุรกิจ และอื่นๆ อีกนับไม่ถ้วน

     Computer hardware คอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ หรือ ฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์ หมายถึง อุปกรณ์ต่างๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์ มีลักษณะเป็นโครงร่างสามารถมองเห็นด้วยตาและสัมผัสได้ (รูปธรรม) เช่น จอภาพ คีย์บอร์ด เครื่องพิมพ์ เมาส์ เป็นต้น ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ตามลักษณะการทำงาน ได้ 4 หน่วย คือ หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU) หน่วยรับข้อมูล (Input Unit) หน่วยแสดงผล (Output Unit) หน่วยเก็บข้อมูลสำรอง (Secondary Storage) โดยอุปกรณ์แต่ละหน่วยมีหน้าที่การทำงานแตกต่างกัน

     Computer software หมายถึงชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่ใช้สั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำงาน ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงลำดับขั้นตอนการทำงานที่เขียนขึ้นด้วยคำสั่งของคอมพิวเตอร์ คำสั่งเหล่านี้เรียงกันเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ จากที่ทราบมาแล้วว่าคอมพิวเตอร์ทำงานตามคำสั่ง การทำงานพื้นฐานเป็นเพียงการกระทำกับข้อมูลที่เป็นตัวเลขฐานสอง ซึ่งใช้แทนข้อมูลที่เป็นตัวเลข ตัวอักษร รูปภาพ หรือแม้แต่เป็นเสียงพูดก็ได้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้สั่งงานคอมพิวเตอร์จึงเป็นซอฟต์แวร์ เพราะเป็นลำดับขั้นตอนการทำงานของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งทำงานแตกต่างกันได้มากมายด้วยซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน ซอฟต์แวร์จึงหมายรวมถึงโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทุกประเภทที่ทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้การที่เราเห็นคอมพิวเตอร์ทำงานให้กับเราได้มากมาย เพราะว่ามีผู้พัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาให้เราสั่งงานคอมพิวเตอร์ ร้านค้าอาจใช้คอมพิวเตอร์ทำบัญชีที่ยุ่งยากซับซ้อน บริษัทขายตั๋วใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในระบบการจองตั๋ว คอมพิวเตอร์ช่วยในเรื่องกิจการงานธนาคารที่มีข้อมูลต่าง ๆ มากมาย คอมพิวเตอร์ช่วยงานพิมพ์เอกสารให้สวยงาม เป็นต้น การที่คอมพิวเตอร์ดำเนินการให้ประโยชน์ได้มากมายมหาศาลจะอยู่ที่ซอฟต์แวร์ ซอฟต์แวร์จึงเป็นส่วนสำคัญของระบบคอมพิวเตอร์ หากขาดซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ก็ไม่สามารถทำงานได้ ซอฟต์แวร์จึงเป็นสิ่งที่จำเป็น และมีความสำคัญมาก และเป็นส่วนประกอบหนึ่งที่ทำให้ระบบสารสนเทศเป็นไปได้ตามที่ต้องการ

     

แนวทางร่วมสมัยเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ

     

ประเภทของระบบสารสนเทศ

     ระบบการประมวลผลธุรกรรม

ระบบประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing System - TPS) เป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ทำหน้าที่และบันทึกรายการประจำวันที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจเช่นรายการใบสั่งขายการจองโรงแรมการจ่ายเงินเดือนการเก็บบันทึกลูกจ้างและการจัดส่งสินค้า

วัตถุประสงค์หลักของระบบในระดับนี้คือเพื่อตอบคำถามประจำและเพื่อติดตามการไหลของธุรกรรมผ่านทางองค์กร มีกี่ส่วนในสินค้าคงคลัง? เกิดอะไรขึ้นกับการชำระเงินนายสมิธ? ในการตอบคำถามประเภทนี้ข้อมูลโดยทั่วไปต้องสามารถใช้งานได้ง่ายเป็นปัจจุบันและถูกต้อง

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS)

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) ยังกำหนดประเภทของระบบสารสนเทศที่เฉพาะเจาะจงที่ให้บริการแก่ผู้บริหารระดับกลาง MIS ให้ผู้บริหารระดับกลางพร้อมกับรายงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรในปัจจุบัน ข้อมูลนี้ใช้เพื่อติดตามและควบคุมธุรกิจและคาดการณ์ผลการดำเนินงานในอนาคต

ในระบบที่แสดงโดยแผนภาพนี้สาม TPS จัดหาข้อมูลการทำธุรกรรมไปยังระบบการรายงาน MIS เมื่อสิ้นสุดระยะเวลา ผู้จัดการสามารถเข้าถึงข้อมูลองค์กรผ่านทาง MIS ซึ่งจะมีรายงานที่เหมาะสม

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision-support systems - DSS)

เน้นปัญหาที่ไม่ซ้ำกันและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วซึ่งขั้นตอนในการแก้ปัญหาอาจไม่ได้รับการกำหนดไว้ล่วงหน้าอย่างเต็มที่ พวกเขาพยายามที่จะตอบคำถามเช่นนี้: อะไรจะเป็นผลกระทบต่อตารางการผลิตถ้าเราจะเพิ่มยอดขายในเดือนธันวาคม? จะเกิดอะไรขึ้นกับผลตอบแทนจากการลงทุนหากกำหนดเวลาโรงงานล่าช้าหกเดือน

     DSS นี้ทำงานบนเครื่องพีซีที่มีประสิทธิภาพ มีการใช้รายวันโดยผู้จัดการที่ต้องพัฒนาราคาเสนอสำหรับสัญญาการจัดส่ง

ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (ESS) ช่วยผู้บริหารระดับสูงในการตัดสินใจเหล่านี้ พวกเขากล่าวถึงการตัดสินใจที่ไม่เป็นประจำซึ่งต้องอาศัยการประเมินผลการประเมินผลและข้อมูลเชิงลึกเนื่องจากไม่มีขั้นตอนการตกลงกันในการแก้ปัญหา ESS นำเสนอกราฟและข้อมูลจากหลายแหล่งผ่านอินเทอร์เฟซซึ่งเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้จัดการอาวุโสที่จะใช้ บ่อยครั้งที่ข้อมูลถูกส่งไปยังผู้บริหารระดับสูงผ่านพอร์ทัลซึ่งใช้อินเทอร์เฟซ Web เพื่อนำเสนอเนื้อหาทางธุรกิจที่ปรับเปลี่ยนได้

ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศ

แนวทางร่วมกันในการทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ

คุณสมบัติที่ดีของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ต้องคํานึงถึงคุณสมบัติที่สําคัญ ดังนี้

1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล (data manipulation)เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่ พร้อมสําหรับนําไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ปกติข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดําเนิน ธุรกิจจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

2. ความมั่นคงของข้อมูล (data security) ที่เกิดขึ้นอาจจะเกิดจากความ รู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือการก่อการร้ายต่อระบบทําให้สารสนเทศรั่วไหลออกไปสู่ บุคคลภายนอก

3. ความยืดหยุ่น (flexibility) สามารถในการปรับตัวได้เข้ากับสถานการณ์ได้เพื่อให้ สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น และสามารถตอบสนองความต้องการของ ผู้บริหารได้อยู่เสมอ โดยมีอายุการใช้งาน การบํารุงรักษา และค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม 4. ความพอใจของผู้ใช้ (user satisfaction) โดยพัฒนาระบบให้ตรงกับความต้องการ และพยายามทําให้ผู้ใช้เกิดความพอใจ สามารถกระตุ้นหรือโน้มน้าวให้ผู้ใช้หันมาใช้ระบบให้มากขึ้น ทําให้ระบบมีความสําคัญและคุ้มค่ากับการลงทุน อะไรคือกระบวนการทางธุรกิจ? วิธีการที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ? กระบวนการทางธุรกิจคือการรวบรวมกิจกรรมที่จำเป็นในการผลิตผลิตภัณฑ์หรือบริการ กิจกรรมเหล่านี้ได้รับการสนับสนุนจากการไหลของข้อมูลข้อมูลและความรู้ระหว่างผู้เข้าร่วมกระบวนการทางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจหมายถึงวิธีการเฉพาะที่องค์การประสานงานด้านการทำงานข้อมูลและความรู้และวิธีการที่ฝ่ายบริหารเลือกที่จะประสานงาน

การปฏิบัติตามคำสั่งซื้อของลูกค้าเกี่ยวข้องกับชุดขั้นตอนที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้การประสานงานอย่างใกล้ชิดในด้านการขายการบัญชีและการผลิต